Instrukcja konfiguracji

Tu możemy uzupełnić bądź skorygować dane naszej firmy.
Dane te rozumiane są jako adres kontaktowy lub dane fakturowe. Nie muszą być one identyczne z danymi adresowymi serwisu/punktu realizacji usługi, które konfiguruje się w dalszych krokach.

Tu ustalamy, jakie powiadomienia w formie wiadomości e-mail i/lub SMS będą wysyłane do naszych klientów. Po aktywacji danego powiadomienia możemy również modyfikować jego treść. Ułatwia to specjalny konfigurator. Należy pamiętać, że wysyłka powiadomień SMS nastąpi wyłącznie przy odpowiednio zasilonym koncie wiadomości do wysyłki.

System Anytbooky ma wdrożoną integrację z wiodącymi platformami obsługującymi płatności internetowe: PayU oraz Przelewy24.

Jeżeli posiadacie Państwa umowę podpisaną z jednym ze wskazanych podmiotów, to należy nam przesłać niezbędne dane integracyjne. Resztę procesu integracji płatności zrealizuje nasz dział serwisu. Jeżeli takiej umowy jeszcze Państwo nie macie, to rekomendujemy współpracę z platformą Przelewy24. Dla Klientów Anybooky przygotowano preferencyjne warunki – tu link do rejestracji w Przelewy24. Środki z opłat za usługi lądują już następnego dnia na Państwa koncie. Szczegółowych informacji udziela nasz Dział Obsługi Klienta.

Korzystanie z płatności elektronicznych w Anybooky jest opcjonalne i możecie Państwo umożliwić rezerwacje oferowanych usług również bez opcji przedpłaty.

Przedpłata za rezerwację usług (choćby w formie zaliczki) jest jednak doskonałą formą zabezpieczenia się przed „pustymi” rezerwacjami lub próbami nadużyć. Większość naszych klientów decyduje się na wdrożenie tej formy rezerwacji.

Przejdź do elementu Punkty serwisowe w menu głównym.

Tu możesz zarządzać lokalizacjami wykonywania usług oraz samymi usługami, które oferujesz swoim klientom.

Punkt Serwisowy, czyli miejsce świadczenia usługi, musi być skonfigurowany również wtedy, gdy świadczysz usługi zdalnie.

Aby dodać pierwszy punkt serwisowy jak zwykle skorzystaj z granatowego przycisku PLUS ( „+” ),

Jeżeli masz już skonfigurowany Punkt serwisowy i chcesz wprowadzić w nim jakieś zmiany, to znajdziesz go na liście.

Oczywiście, w ramach przysługującego planu Anybooky, możesz dodać kolejne Punkty serwisowe.

Tu powinniśmy wprowadzić dane Punktu serwisowego.

Może on mieć inne dane teleadresowe niż te wprowadzane wcześniej jako Twoja firma (rozumiane bardziej jako dane fakturowe/rozliczeniowe).

Ważne jest, abyś w punkcie Skrócona nazwa oraz Przyjazny adres posługiwać się określeniami łatwymi do odczytania i przekazania dla Twoich klientów.

Pod wskazanym adresem w formacie https://cal.anybooky.com/twoja-nazwa dostępny będzie Twój kalendarz rezerwacji dla Klientów.

Zwróć uwagę na pozostające do uzupełnienia punkty Link do regulaminu oraz Link do polityki prywatności.

Tu powinny znaleźć się odnośniki do istniejących dokumentów z Twojej strony WWW. Dostępność tych treści wymagana jest przez prawo ale przede wszystkim, przez świadomych Klientów.

Pole Link do regulaminu oraz Link do polityki prywatności nie jest obowiązkowe. Możesz uzupełnić je również później.

W tym miejscu ustalamy indywidualne godziny otwarcia stanowiska. Jeżeli nie wprowadzimy indywidualnych ustawień dla stanowiska, to domyślnie będzie ono udostępniać dodane do niego usługi w standardowych godzinach otwarcia punktu serwisowego.

Harmonogram dni specjalnych to funkcjonalność, dzięki której będziemy mogli dostosować godziny pracy na stanowisku w określonych dniach tygodnia, w określonym przedziale dat.

Zarządzanie przerwami to funkcjonalność, dzięki której będziemy mogli określić czas przerw w działaniu stanowiska, o ile występują.

Tu dodajemy lub modyfikujemy nazwę i parametry stanowiska (lub stanowisk, w zależności od posiadanego Planu Anybooky). Jak zwykle, by dodać stanowisko należy użyć granatowego przypisku PLUS ( „+” ).
W rozumieniu Anybooky, stanowisko to miejsce, gdzie obsługiwany jest klient i do którego przypisane są konkretne, wykonywane usługi.

W zależności od Twojej branży, może to być gabinet, serwis lub stanowisko konsultacji, ale może to być również imiennie wskazana osoba, która wykonuje usługę np.: dr Kowalski albo Serwisant Jacek.

Typ stanowiska to parametr, który określa, czy będzie ono widoczne w Twoim internetowym kalendarzu usług, czy będzie ono widoczne tylko dla Pracowników firmy. Anybooky pozwala również na to! Może być wykorzystany jako doskonały zamiennik papierowego kalendarza dla całej firmy.

Pozycja to nic innego jak parametr określający kolejność danego stanowiska na liście wyświetlanej dla Klientów w widoku rezerwacji usług przez internet.

Parametr > Aktywne określa, czy dane stanowisko będzie widoczne i dostępne do rezerwacji.

Ustawienia należy zapisać poprzez kliknięcie przycisku Zapisz

Po dodaniu stanowiska będzie ono widoczne na liście. Z tego miejsca można też zarządzać jego godzinami otwarcia (Ikona zaznaczona kolorem czerwonym na widoku listy stanowisk). Brak konfiguracji indywidualnych godzin otwarcia oznacza, że stanowisko będzie „czynne” przez cały czas otwarcia firmy. Funkcjonalność przydatna jest szczególnie w przypadkach, gdzie Stanowiska obsadzane są w różnych porach dnia różnymi pracownikami (osobami), które chcemy imiennie wskazać w nazwie stanowiska, np. dr Kowalski, Konsultant Robert albo Serwisant Jacek.

UWAGA! Ważne! Nawet w przypadku, gdy nie określamy indywidualnych godzin pracy stanowiska, należy zapisać wyświetloną stronę. Dopiero ta czynność zapisze we właściwościach stanowiska jego pracę w domyślnych godzinach działania firmy.

Widoczna w widoku listy stanowisk ikona Udostępnij stanowisko obsługiwana jest w przypadku konfiguracji firm posiadających Plan Enterprise i służy zarządzaniu wymianą danych pomiędzy Anybooky a systemami zewnętrznymi lub innymi firmami posiadającymi kalendarz Anybooky.

W zakładce Usługi dodajemy i konfigurujemy usługi, które chcemy udostępnić do internetowych rezerwacji naszym klientom. Oprócz nazwy ważnym parametrem jest czas trwania usługi oraz domyślny bufor. W rozumieniu systemu jest to czas, jaki musi być zachowany jako wolny od momentu składania rezerwacji przez klienta do rozpoczęcia jej wykonywania. Przykład zastosowania: Dla rezerwacji trwającej 1 godzinę, najbliższy termin jej dostępności sprawdzany o godzinie np. 12-te, będzie wskazywał rezerwację rozpoczynającą się o 12:30. W wielu branżach to czas, jaki potrzeba na przygotowanie się do wykonania określonej usługi.

W rubryce cena możemy wskazać naszym klientom, jakie wynagrodzenie oczekiwane jest za wykonanie danej usługi. Zaznaczenie pola (checkbox) Wymagana przedpłata oznacza, że usługę można zarezerwować dopiero po całkowitym jej opłaceniu.Uwaga: funkcjonalność ta może działać tylko wtedy prawidłowo, jeżeli macie Państwo wdrożone płatności internetowe.

Wybór koloru daje możliwość personalizacji systemu i podnosi czytelność wyświetlanego kalendarza z rezerwacjami.

Zaznaczenie pola (checkbox) Usługa zdalna spowoduje wyświetlenie odpowiedniej adnotacji przy usłudze, w widoku wyboru usług dla klienta.

Zaznaczenie pola (checkbox) Usługa promowana spowoduje wyświetlenie odpowiedniej adnotacji przy usłudze, w widoku wyboru usług dla klienta.

Wskazane tu parametry usługi można modyfikować w dowolnej chwili.

Wreszcie dotarliśmy do punktu konfiguracji, gdzie utworzone wcześniej usługi będziemy mogli przypisać do utworzonych stanowisk ich realizacji.

Na jednym, przejrzystym ekranie widzimy wszystkie usługi z czasami ich trwania oraz stanowiska.

Proste kliknięcie na nazwę stanowiska a następnie odznaczenie checkbox’a przy nazwie usługi załatwi sprawę.

Na tym poziomie konfiguracji możemy zmienić wprowadzone wcześniej czasy trwania usług tak, by odpowiadały faktycznemu stanowi na danym stanowisku.

Może przecież się okazać, że ta sama usługa – w zależności od stanowiska – będzie mieć rożne czasy realizacji.

W ostatniej zakładce konfiguracji punktu serwisowego odnajdziemy już tylko kosmetykę wyświetlania poszczególnych typów rezerwacji na kalendarzu.

Nadanie indywidualnych kolorów może poprawić przejrzystość danych na kalendarzu, ale nie jest obowiązkowe.

Dokonane przez klientów rezerwacje dzielą się na cztery podstawowe rodzaje:

Oczekujące – to status rezerwacji, które oczekują na realizację.

Zakończone – rezerwacje zakończone

Niezrealizowane – rezerwacje, na które umówiony klient nie przybył

Anulowane – to rezerwacje, o których anulowanie poprosił klient, zwalniając jednocześnie czas w kalendarzy dla innych klientów